www.akhalcikhe.vet.ge
ახალციხის პროფესიული სწავლების ცენტრი


ვიდეო გალერეა


 საქმისწარმოების დებულება

მუხლი 1. ზოგადი დებულებანი

1.1 სსიპ საზოგადოებრივი კოლეჯის ,,ოპიზარი“ საქმისწარმოების დებულება არეგულირებს კოლეჯში ნებისმიერი სახის დოკუმენტაციის სწორად, დროულად მომზადებას, გაფორმებას, აღრიცხვას, გამოყენებას.

1.2 წინამდებარე დებულების მიზანია კოლეჯში დოკუმენტაციისა და დოკუმენტბრუნვის სრულყოფა, ამ პროცესში კომპიუტეროლური ტექნოლოგიის თანამედროვე მიღწევების გამოყენება/დანერგვა.

1.3 საქმისწარმოებასთან დაკავშირებულ ძირეულ საქმიანობას კოლეჯში ახორციელებს საქმისმწარმოებელი.

1.4 საქმისმწარმოებელი პასუხისმგებელია საქმისწარმოების სწორად წარმართვაზე.

1.5 საქმისწარმოებაში დოკუმენტაციის აღრიცხვა, სარეგისტრაციო და რიგითი ნომრის მინიჭება იწყება ყოველი კალენდარული წლის დაწყებისთანავე და სრულდება კალენდარული წლის ბოლო დღეს.

1.6 ყველა ტიპის დოკუმენტაცია ყოველი კალენდარული წლის ბოლოს იკერება და     ილუქება.

1.7 საქმისწარმოების პროცესში გამოყენებული ყველა სარეგისტრაციო ჟურნალი არის ქაღალდის მატარებელზე არსებული.

1.8 ინფორმაცია ჟურნალში შეიტანება იდენტურად.

]

 

მუხლი 2 . კოლეჯის დოკუმენტაციის სახეები

2.1 კოლეჯში საქმისწარმოება მიმდინარეობს შემდეგი სახის დოკუმენტაციაზე>

    ა) შემოსული დოკუმენტაცია;

     ბ) გასული დოკუმენტაცია;

     გ) შიდა დოკუმენტაცუია;

 

 

შემოსული დოკუმენტაცია 

 

მუხლი 3 . საქმისწარმობის განმახორციელებელი ორგანო

3.1 კოლეჯში შემოსული დოკუმენტაციის მიღებას, გარეგან შემოწმებას, რეგისტრაციაში     

    გატარებასა და შემსრულებლისათვის შემსრულებლისათვის გადაცემას ახორციელებს

     საქმის მწარმოებელი.

 

მუხლი 4. შემოსული დოკუმენტაციის გარეგანი სემოწმება

4.1  შემოსული დოკუმენტაციის გარეგანი შემოწმება მოიცავს მისი მთლიანობის (დანართის  

      თაობაზე მითითების არსებობის შემთხვევაში- დანართის სისრულის შემოწმებას),

    შემოსული დოკუმენტაციის ადრესატის შემოწმებას.

4.2 შეცდომით შემოსული დოკუმენტი არ ექვემდებარება რეგისტრაციასა და   

      გადაეგზავნება კორესპონდენციის ავტორს უკან.

4.3 თუ კი დოკუმენტაცია კოლეჯში შემოსულია კონვერტით, კონვერტის გახსნას ახორციელებს საქმისმწარმოებელი. კონვერტი ექვემდებარება განადგურებას, გარდა იმ შემთხვევებისა თუ კი მხოლოდ კონვერტის მეშვეობით არის შესასძლებელი გამომგზავნის მისამართი ან /და გამოგზავნის დროის დადგენა

4.4 კონვერტის მთლიანობის დარღვევის აღმოჩენის შემთხვევაში, ან/და თუ კი კონვერტით ან მის გარესე გამოგზავნილ დოკუმენტაციას არ ახლავს ძირითად დოკუმენტში მითითებული დანართი ან ახლავს მაგრამ არასრულყოფილად, ან /და დარღვეულია წინამდებარე მუხლის რომელიმე მოთხოვნა, აღნიშნულის შესახებ აუცილებლად, დაუყოვნებლივ უნდა ეცნობოს დოკუმენტაციის ავტორს.

 

მუხლი 5. რეგისტრაციაში გატარება

5.1 გარეგანი შემოწმების შემდეგ, თუკი შემოსულ დოკუმენტს არ აღმოაჩნდება წინამდებარე დებულების მე-4 მუხლისთ გათვალისწინებული არცერთი დარღვევა, საქმისმწარმოებელი ახორციელებს შემოსული დოკუმენტაციის რეგისტრაციაში გატარებას

5.2 შემოსული დოკუმენტაციაში რეგისტრაციაში გატარება მოცავს:

ა) შემოსული დოკუმენტის ქვედა მარჯვენა კუთხში სპეციალური შტამბის დასმა;

ბ) სარეგისტრაციო ნომრის მინიჭებას.

გ) სარეზულუციო ფურცლის მიმაგრება

დ) კოლეჯში დირექტორისათვის გადაცემას რეზოლუციის დასადებად.

ე) შემსრულებლისათვის გადაცემა;

ვ) შემსრულებლისათვის გადაცემის ფაქტის დასადასტურებლად სარეგისტრაციო ჟურნალებში შესაბამისი აღნიშვნის გაკეთებას

5.3 საქმისმწარმოებლის მიერ დოკუმენტების  დამუშავება ხდება მათი შემოსვლის დღეს ან მომდევნო სამუშაო დღეს, თუ კორესპონდენციების შემოვიდა არასამუშაო დღეს

 

მუხლი 6. სარეგისტრაციო ნომრების მინიჭება

6.1 შემოსული დოკუმენტაციის ნომრის მინიჭება ხდება შემდეგი წესით: შემოსულ დოკუმენტს მიეთითება რიგითი ნომერი

 

მუხლი 7. რეზოლუციის დადება

7.1 შემოსული დოკუმენტი შტამპის დასმის შემდეგ გადაეცემა კოლეჯის დირექტორს რეზოლუციის დასადებად.

7.2 რეზოლუცია დაიმება სპეციალური A 5 ფორმატის ქაღალდზე, რომელიც ზედ ემაგრება შემოსულ დოკუმენტს.

7.3 სარეზოლუციო ფურცელზე, შემოსული დოკუმენტის შინაარსის მიხედვით, კოლეჯის დირექტორი აკეთებს მოკლე აღნიშვნას დოკუმენტის შემსრულებელი თანამშრომლის შესახებ, ასევე აქვე მიეთითება ზოგადად განსახორციელებელი ქმედების მოკლე აღწერა და შესრულების ვადები.

 

მუხლი 8. სარეგისტრაციო ჟურნალში გატარება

8.1 რეზოლუციის მიღების შემდეგ საქმისმწარმოებელი ახორციელებ შემოსული დოკუმენტაციის სპეციალურ-შემოსული დოკუმენტაციის სარეგისტრაციო ჟურნალში რეგისტრაციას.

8.2 შემოსული დოკუმენტაციის სარეგისტრაციო ჟურნალში რეგისტრირდება ნებისმიერი დოკუმ,ენტი, რომელიც კოლეჯში შემოდის, მათ შორის შემოსული ოქმები.(სამეთვალყურეო საბჭო, დისციპლინური კომიტეტი, სააპელაციო კომიტეტი) არსებობის შემთხვევაში.

8.3 შემოსული დოკუმენტაციის სარეგისტრაციო ჟურნალში აღინიშნება: რიგითი ნომერი, სემოსული დოკუმენტაციის თარიღი, შემოსული დოკუმენტაციის მოკლე შინაარსი, დოკუმენტის ავტორის ვინაობა, ფურცელთა რაოდენობა, ( როგორც ძირითადი დოკუმენტის ასევე დანართის თაობაზე არსებობის შემთხვევაში აღნიშვნა ხორციელდება ცალ-ცალკე) , რეზოლუციის მოკლე შინაარსი შემსრულებლის დასახელება, ხელმოწერა, შენიშვნა

8.4 შემოსულ დოკუმენტის შემსრულებლისათვის გადაცემის ფაქტი დასტურდება მის მიერ შემოსული დოკუმენტაციის სარეგისტრაციო ჟურნალში სპეციალურად ამისათვის გამოყოფილ ადგილას ხელმოწერითა და თარიღის მითითებით.

მუხლი 9. კონტროლი შემოსული დოკუმენტის შესრულებაზე

9.1 საქმისმწარმოებელი ახორციელებს შემოსული დოკუმენტის სარეზოლუციო ფურცელში მითიტებულ ვადებში დოკუმენტის შესრულებაზე კონტროლს.

9.2 ვადის ათვლა იწყება დოკუმენტის შემსრულებლისათვის გადაცემის მომენტიდან

9.3 კვარტალში ერთხელ საქმისმწარმოებელი წამოადგენს საქმისწარმოების ელექტრონული პროგრამის მონაცემებზე დაყრდნობით ანგარიშის დოკუმენტაციის შესრულების ვადების დაცვის თაობაზე

გასული დოკუმენტაცია

მუხლი 10. ზოგადი დებულებანი

10.1 გასულ დოკუმენტაციაზე საქმისწარმოება მოიცავს შემდეგ ეტაპებს:

ა) დოკუმენტის, წერილის შედგენა;

ბ) შეთანხმება;

გ) ვიზირება;

დ) ხელმოწერა;

ე) რეგისტრაცია;

ვ) გაგზავნა;

10.2 გასაგზავნი კორესპონდენციის შესრულების ვადები განისაზღვრება საკანონმდებლო და აღმასრულებელი ხელისუფლების დაწესებულების ნორმატიული აქტებითა და დადგენილი ვადების შესაბამისად.

მუხლი 11. წერილი (საინიციატივო და საპასუხო)

11.1 წერილი თავისი შინაარსის მიხედვით იყოფა 2 ჯგუფად:

ა) საპასუხო წერილი

ბ) საინიციატივო წერილი.  

11.2 საინიციატივო წერილის ტექსტი მოიცავს შემდეგ ინფორმაციას: წერილის ადრესატის რეკვიზიტებს, საკითხის აღწერას .

11.3 საპასუხო წერილი გარდა 11.2 პუნქტით გათვალისწინებულისა დამატებით უნდა იყოს მითითებული იმ დოკუმენტზე რის საფუძველზეც ეს წერილი შეიქმნა.

11.4 წერილის ბოლოს ხელს აწერს კოლეჯის დირექტორი ან დირექტორის მოვალეობის შემსრულებელი.

11.5 წერილი იბეჭდება ორ ეგზემპლიარად: სპეციალურ ბლანკიან ფურცელზე. ერთი რჩება კოლეჯში, რომელზეც დირექტორის ხელმოწერა არ კეთდება. ხოლო პირველი პირი ეგზავნება ადრესატს.

 

მუხლი 12.ცნობა

12.1 ცნობა გაიცემა კოლეჯის საქმიანობასთან დაკავშირებული სხვადასხვა იურიდიული ფაქტების დასადასტურებლად.

12.2 ცნობები იყოფა ძირითად სამ ჯგუფად საკადრო,სასწავლო და სხვა ტიპის ცნობები.

12.3 კოლეჯის საქმის მწარომოებელი ახორციელებს გაცემული ცნობების რეგისტრაციას  ერთიან სარეგისტრაციო ჟურნალში,მიუხედავად ცნობების შინაარსისა.

12.4 კოლეჯში ცნობების სარეგისტრაციო ჟურნალი არსებობს ქაღალდის მატარებელზე .გაცემული ცნობები რეგისტრაციას გადის ჟურნალში.

12.5 ცნობების სარეგისტრაციო ჟურნალში შეიტანება:რიგიტი ნომერი, რეგისტრაციის თარიღი და ინდექსი,ცნობების გაცემის საფუძველი ,ცნობების წარდგენის ადგილი ,ცნობის მოკლე შინაარსი ,ცნობის პროექტის შემსრულებლის სახელი და გვარი და სტრუქტურული  ერთეული ,ცნობის გაგზავნის ფორმა (თუკი ცნობა ხელზე გაიცემა მაშინ ცნობის მიმცემი ხელმოწერით ადასტურებს ცნობის მიღების ფაქტს),შნიშვნა.

 

მუხლი 13.გასული დოკიმენტაციის რეგისტრაციაში  გატარება.

 

13.1კოლეჯის დირექტორის მიერ დოკუმენტის ,წერილის პროექტის დამტკიცების შემდეგ,იგი გადაეცემა საქმისმწარმოებელს რეგისტრაციაში გასატარებლად.

13.2გასული დოკუმენტაციის სარეგისტრაციო ჟურნალში რეგისტრირდება ნებისმიერი დოკუმენტი ,რომელიც გაიცემა კოლეჯის მიერ.

13.3 დირექტორის მიერ ხელმოწერილი დოკუმენტი ტარდება სპეციალურ სარეგისტრაციო ჟურნალში ,რომელიც არსებობს ქაღალდის მატარებელზე.

13.4 გასული დოკუმენტაციის სარეგისტრაციო ჟურნალში შეიტანება:რიგითი ნომერი,გასული დოკუმენტაციის თარიღი,გასული დოკუმენტაციის მოკლე შინაარსი (საფუძველი,არსებობის შემთხვევაში),დოკუმენტის არებობის ვინაობა,აღნიშვნა დოკუმენტის გაგზავნის ფორმის შესახებ,(თუკი გასული დოკუმენტი ხელზე გაიცემა მაშინ გასული დოკუმენტის ხელზე მიმღები ხელმოწერით ადასტურებს ცნობის მიღების ფაქტს),ფურცელტა რაოდენობა (როგორც ძირითადი დოკუმენტის,ასევე დანართის შესახებ არსებობის შესახებ მიეთითება ცალ-ცალკე),შემსრულებელი სტრუქტურული ერთულის დასახელება,შენიშვნა.

 

მუხლი 14.სარეგისტრაციო ნომრის მინიჭება

14.1 გასული დოკუმენტისათვის ნომრის მინიჭება ხდება შემდეგი წესით:გასულ დოკუმენტს მიეთითება რიგითი ნომერი.

 

                                                 შიდა დოკუმენტაცია

მუხლი 15.  შიდა მიმოწერა

15.1 კოლეჯის ადმინისტრაციასა და თანამშრომლებს, მშობლებს შორის ურთიერთობის მოსაწესრიგებლად, ასევე მნიშვნელოვანი საკითხების ოფიციალურად შეტყობინების მიზნით გამოიყენება შიდამიმოწერის ფორმა.

15.2 შიდა დოკუმენტაციას განეკუთვნება მშობელთა და მოსწავლეთა განცხადებები, თანამშრომელთა განცხადებები, სამსახურებრივი ბარათი, მოხსენებითი ბარათი, ახსნაგანმარტება და ა.შ

15.3 შიდა დოკუმენტაცია ექვემდებარება სავალდებულო რეგისტრაციას.

15.4 შიდა მიმოწერის  ტექსტი ძირითადად შედგება სამი  ნაწილისაგან:

ა) პირველი ნაწილი მოიცავს ადრესატის დასახელებასა და დოკუმენტის ავტორის სამსახურეობრივ რეკვიზიტრებს.

ბ) მეორე ნაწილში გასმოცემულია საქმის გარემოებათა მოკლე შინაარსი, რაც გახდა შიდა დოკუმენტის დაწერის საფუძველი;

გ) მესამე ნაწილში მოკლედარის ჩამოყალიბებული გადასაწვეთი პრობლემა, ან/და ის საკითხი რაც გახდა ამ დოკუმენტის საფუძველი.

 

მუხლი 16. შიდა მიმოწერის დროს შექმნილი დოკუმენტაციის რეგისტრაციაში გატარება

16. 1 რეგისტრაცია ხორციელდება შემოსული განცხადებების ჟურნალში, სადაც შეიტანება: რიგითი ნომერი, რეგისტრაციის თარიღი, დოკუმენტის ავტორის ვინაობა, მოკლე შინაარსი, ფურცლების რაოდენობა (არსებობის შემთხვევაში მითითება ხორციელდება ასევე დანართის ოდენობასა და სახეზე), შენიშვნა.

მუხლი 17. მმართველობითი ხასიათის დოკუმენტაცია

17.1 კოლეჯის წინაშე დასმული მნიშვნელოვანი საკითხების ოპერატიულად გადაწყვეტის უზრუნველსაყოფად იქმნება მმართველობითი ხასიათის დოკუმენტი- ბრძანება

17. 2 ბრძანება შინაარსის მიხედვით იყოფა ორ ჯგუფად: პირადი შემადგენლობის  ბრძანებები, ძირითადი საქმიანობის ბრძანებები.

17.3 ბრძანების მიღების ფაქტს კოლეჯის დირექტორი ან დირექტორის მოვალების შემსრულებელი ადასტურებს ხელისმოწერით.

მუხლი 18. ბრძანების ტექსტი

18.1 ბრძანების ტექსტი შედგება სამი ნაწილისაგან. პირველი- საერთო ნაწილში მოცემულია ინფორმაცია თუ რისშესახებაა დოკუმენტი, მეორე ნაწილში აღენიშნება ბრძანების მიღების სამართლებრივი და ფაქტობრივი გარემოებები, მესამე ნაწილი იწყება სიტყვით „ვბრძანებ“ და მოიცავს კონკრეტულ განკარგულებას/გადაწყვეტილებას ამა თუ იმ ქმედების განხორციელებასა თუ ქმედების გახორციელებუისაგან თავის შეკავების შესახებ.

18. 2 ბრძანების ტექსტი იბეჭდება დადგენილი ფორმის ბლანკზე

 

მუხლი 19. ბრძანების რეგისტრაციაში გატარება

19.1 ბრძანების რეგისტრაციაში გატარებას ახორციელებს საქმისმწარმოებელი.

19.2 ბრძანება რეგისტრისრდება ჯგუფის მიხედვით, ცალ-ცალკე ჟურნალში.

19.3 ძირითადი საქმიანობის ბრძანებების სარეგისტრაციო ჟურნალში რეგისტრირდება დირექტორის ბრძანებების ნებისმიერ საკითხზე (გარდა საკადრო ხასიათის ბრძანებებისა)

19.4  ბრძანებების ნომრის მინიჭება ხდება შემდეგი წესით, ჯერ მიეთიტება რიგითი ნომერი.

19.5 პირადი შემადგენლობის ბრძანებების  სარეგისტრაციო ჟურნალში რეგისტრირდება დირექტორის ბრძანებები  კოლეჯში საკადრო საკითხებთან დაკავშირებით (თანამშრომელთა  გადაადგილება; გათავისუფლება, მივლინება, შვებულება,წახალისება;საყვედური; შრომითი ურთიერთობების შეჩერება, დროებით შეჩერებული შრომითი ურთიერთობის განახლება)

19.6 პირადი შემადგენლობი ბრძანებელის ნომრის მინიჭება ხდება შემდეგი წესით, ჯერ მიეთითება რიგითი ნომერი, რომელსაც ემატება ასო სხვადასხვა შინაარსის საკადრო ბრძანების აღსანიშნვად. მაგალითდ # 25/კ კადრების მოძრაობის ბრძანება (მიღება, გადაყვანა, გათავისუფლება) , # 12/მ -მივლინების შესახებ და ა.შ.

19.7 ბრძანების რეგისტრაციაში გატარებისას სარეგისტრაციო ჟურნალში შეიტანება: ბრძანების რიგითი ნომერი, რეგისტრაციის თარიღი, მოკლე შინაარსი, შენიშვნა.

მუხლი 20. ბრძანების ამონაწერი

20.1 ბრძანების ამონაწერი არის კოლეჯის დირექტორის მიერ გამოცემული ბრძანების ნაწილის ზუსტი გადმოცემა ამ ინსტრუქციიტ დადგენილი ბრძანების რეკვიზიტების დაცვისა და დირექტორის ხელმოწერის გარეშე.

20.2 ბრძანების ამონაწერი სეიცავს ბრძანების განკარგულებით ამონარიდს იმ პირთა მიმართებაში, რომელმაც მოითხოვა ამონაწერის გაცემა ან ვის პირად საქმეში განთავისუფლებლადაც არის საჭირო.

20.3 აუცილებლობის შემთხვევაში, ბრძანების ამონაწერში მიეთითება შესაბამისი ბრძანების საფუძვლები.

20.4 ბრძანების ამონაწერში მიეთიტება იმ ბრზანების რეკვიზიტები, რომლის ამონარიდსაც წარმოადგენს იგი.

20.5 ბრძანების ამონაწერი მოწმდება კოლეჯის ბეჭდით

20.6 კოლეჯის გასცემს მხოლოდ იმ დოკუმენტების ასლს, რომლის მიერაა სექმნილი

20.7 იმ საკითხების გადასაწყვეტად, რომელიც შეეხება მოქალაქეთა სამსახურში მიღებას, პირადი საქმეების შედგენისას კოლეჯს შეუძლია მოქმედი კანონმდებლობის შესაბამისად დაამზადოს იმ დოკუმენტების ასლები, რომელიც გაცემულია სხვა დაწესებულების მიერ და აუცილებელია შესაბამისი საკითხების გადასაწყვეტად ( დიპლომის, განათლების დამადასტურებელი მოწმობის და ა.შ ასლები)ასლი დამოწმებულ უნდა იქნას თანამდებობის პირის მიერ, რომელიც ადასტურებს მის სრულ შესაბამისობას დედანთან

მუხლი 21. კოლეგიური ორგანოსა და დროებითი კომისიის მიღებული დოკუმენტაცია

21.1 კოლეგიური ორგანოსა და დროებითი კომისიები გადაწყვეტილებას ირებს სხდომის ოქმის ფორმით, რომელიც მოიცავს შემდეგ ინფორმაციას:

ა) თარიღი;

ბ) რეგისტრაციის ნომერი;

გ)სხდომაზე დამსწრე წევრები;

დ)დღის წესრიგი;

ე)მომხსენებლის სიტყვა;

ვ)კოლეგიური ორგანოს ან კომისიის წევრთა მოსაზრებები;

ზ) მიღებული გადაწყვეტილება

21.2 ოქმის ბოლოს ხელს აწერენ სხდომის თავმჯდომარე და მდივანი.

21.3 მიღებული სხდომის ოქმი ექვემდებარება სავალდებულო რეგისტრაციას,რომელსაც ახორციელებს კოლეგიური ორგანოს სხდომის მდივანი.

მუხლი22. ხელშეკრულების მომზადება

 

22.1 კოლეჯი ხელშეკრულებებს დებს საქართველოს კანონმდებლობით განსაზღვრულ შემთხვევებში კოლეჯის თანამშრომლებთან, მესამე პირებთან სამოქალაქო-სამართლებრივი ან /და შრომითი ურთიერთობების მოსაწესრიგებლად.

22.2 კოლეჯის ხელშეკრულებები აღირიცხება სპეციალურ სარეგისტარციო ჟურნალში.

 

 

სასწავლო პროცესთან დაკავშირებული დოკუმენტაციის შექმნის, დამუშავებისა და შენახვის წესი

მუხლი 23. კოლეჯის დოკუმენტაციის ნუსხა:

ა)კოლეჯის წესდება;

ბ) კოლეჯის ტექნიკური პასპორტი;

გ) კოლეჯის შინაგანაწესი;

დ)სტუდენტთა სახელობითი ჟურნალი;

ე)სტუდენტთა მეცადინეობებზე დასწრების აღრიცხვის ჟურნალი( მინისტრის ბრძანება #593 8.10.09 შესაბამისად ნაწარმოები);

ვ)დიპლომებისა და სერთიფიკატების აღრიცხვის და გაცემის წიგნი;

ზ) შემოსული და გასული კორესპოდენციის აღრიცხვის ჟურნალი;

თ)თანამშრომელთა პირადი საქმეები;

ი)ბრძანებების წიგნები;

კ)მოსწავლეთა პირადი საქმეები;

ლ)სამეთვალყურეო საბჭოს სხდომის ოქმები;

მ)საგნობრივი ჯგუფების კათედრის სხდომის ოქმები;

ნ)ტარიფიკაცია, საშტატო განრიგი;კოლეჯის  წლიური სამოქმედო გეგმა;

ო)კოლეჯის სტუდენტთა ერთიანი ელექტრონული მონაცემთა ბაზა;

 

საგანმანათლებლო დოკუმენტების აღრიცხვა

მუხლი 24. კოლეჯის მიერ გაცემული საგანმანათლებლო დოკუმენტების აღრიცხვის წესი.

24.1 კოლეჯი გასცემს დიპლომს სტანდარტული და აკრედიტებული პროგრამების კურსის დასრულების შემდეგ. მოკლევადიანი კურსის დასრულების შემდეგ გასცემს სერთიფიკატს და სატრანსპორტო საშუალებების კურსის დამთავრების დამადასტურებელ მოწმობას.

24.2 დიპლომები, სერთიფიკატები და მოწმობები აღირიცხება ცალ-ცალკე ჟურნალებში.

24.3 კოლეჯი არეგისტრირებს გაცემული საგანმანათლებლო დოკუმენტის შემდეგ რეკვიზიტებს:

ა) საგანმანათლებლო დოკუმენტის სერია და ნომერი;

ბ)იმ პირის სახელი და გვარი, რომელზედაც გაცემულია საგანმანათლებლო   დოკუმენტი;

გ) დიპლომის( სერთიფიკატის) გაცემისა და მისი მიღების თარიღი ( დასტურდება დაინტერესებული პირის ხელმოწერით);

 

მუხლი 25: დოკუმენტაციის სანდოობის უზრუნველყოფა

25.1 საქმისწარმოების სანდოობის უზრუნველსაყოფად, ყოველი წლის ბოლოს კოლეჯში ნაწარმოები ყველა დოკუმენტი იკინძება წიგნების სახით.

25.2 დოკუმენტაციის აღრიცხვა და ნუმერაცია იწყება ყოველი კალენდარული წლის დაწყებისას თავიდან;

 

ა რ ქ ი ვ ი

მუხლის 26. დოკუმენტაციის არქივირება

26.1 კოლეჯში ნაწარმოები ყველა დოკუმენტაცია კანცელარიაში ინახება 5 წლის ვადით.

26.2 5 წლიანი ვადის გასვლის შემდეგ დოკუმენტები ინახება კოლეჯის არქივში.

26.3 არქივში გადაცემული დოკუმენტები რეგისტრირდება სპეციალურ ჟურნალში.